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Überblick
Die steigende Papier- und Datenflut erfordert mehr denn je den Einsatz einer leistungsfähigen DMS-/Archiv-Lösung um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden. Nicht härter sonder intelligenter arbeiten ist der Schlüssel zum Erfolg. Mit einem leistungsfähigen DMS-System wie ELOoffice 4.5 arbeiten Sie effektiver und haben mehr Zeit für das Wesentliche. Mit dem richtigen Werkzeug wird ihre Informationsverwaltung ein Kinderspiel., haben Sie jederzeit den Überblick und finden jede gewünschte Information in Sekundenschnelle.
Top Vertraute Benutzeroberfläche
Die sehr einfach erlernbare Benutzeroberfläche erlaubt die übersichtliche Verwatung aller archivierten Dokumente mittels bekannter Ablagestruktur Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register. Per Mausklick blättert man in seinen Dokumenten wie in einem vertrauten Ordnersystem. Eine detaillierte Anwender- und Schlüsselverwaltung regelt hierbei die individuelle Zugriffs-rechte für einzelne Anwender oder ganze Benutzergruppen. Hierdurch lassen sich alle persönliche und vertraute Dokumente sehr leicht vor unberechtigter Einsicht schützen.
Top Nichts mehr vergessen
Die automatische Wiederlagefunktion sorgt dafür das keine Arbeit mehr vergessen wird. Die Aufgaben werden hierbei automatisch auch mit der Outlook-Terminverwaltung synchronisiert. Unterschieden wird in den Prioritäten A, B oder C. Bei Bedarf kann eine Aufgabe auch an den Kollegen delegiert werden.
Top Blitzschnelles Wiederfinden
Das Hauptaugenmerk eines leistungsfähigen DMS-Systems sind die vielfälltigsten Suchmethoden um ein Dokument schnell wieder zu finden. Frei definierbare Suchmasken, boolsche Operatoren (und, oder, nicht) erlauben gezielt in der Datenbankfelder zu recherchieren. Neben der indexgestützenten Suche ermöglicht ELOoffice auch die Suche nach einzelnen Wortbegriffen, welche sich im Textinhalt befinden. Hierbei erfolgt die Suche mittels einer Volltextdatenbank. Damit gescannte Dokumente auch in die Volltext-Datenbank aufgenommen werden verfügt ELOoffice über eine integrierte OCR-Erkennung.
Top Farbdocumente verwalten
Ganz gleich, ob es sich um gescannte Presseartikel oder archivierte Urlaubsfotos handelt, mit ELOoffice werden Farbdokumente durch das neue Verfahren LuraDocument so stark komprimiert abgelegt, dass auch diese Dokumente nur noch sehr wenig Speicherplatz benötigen.
Top Leichte Dokumentenablage
Durch die hohe Integration in die bestehende Office-Welt, kann nahezu aus jeder Applikation heraus per Knopfdruck ein Dokument archiviert werden. Die Datenspeicherung erfolgt hierbei im Originalformat. Auf Wunsch kann über den integrierten Tiffprinter jedes Dokument im Langzeitformat auch direkt in ELO® gedruckt werden. Darüber hinaus lassen sich sowohl E-Mails, als auch eingehende Faxe automatisiert ablegen.
Top Mobile Dokumente
In ELOoffice können Sie Archivinhalte mittels eines Assistenten „CD-ROM-gerecht“ aufteilen und auf eine CD brennen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, selbsttragende Archive zu erzeugen, indem ein kostenloser ELOviewer mit auf die CD gebrannt wird. Vorteil: Dokumente lassen sich auch auf einem PC anzeigen, der nicht mit einem ELOoffice-System ausgestattet ist.
Top Netzwerkfähigkeit
ELOoffice verfügt über Netzwerkfunktionalität - mehrere Benutzer können gleichzeitig mit ein und demselben Archiv arbeiten. Passwortschutz, Schlüsselvergabe, Wiedervorlage und E-Mail-Anbindung stellen sicher, dass effizientes Arbeiten in den Benutzergruppen möglich ist. Darüber hinaus eröffnet ELOoffice durch die Import-/Export-Funktion die Möglichkeit, Dokumente (auch ganze Ordner oder Aktenschränke) mobil zwischen Laptops oder der größeren ELOprofessional Version auszutauschen. Diese Kompatibilität der Produktfamilien untereinander stellt auch bei großem Wachstum einen hohen Investitionsschutz dar.
Top Komfortable WebPage-Verwaltung
Mittels ELO® Internet Link können Sie Sites aus dem World Wide Web archivieren. Dabei wird zwischen direkten und indirekten ELO® Internet Links unterschieden. Bei bestehender Online-Verbindung kann bei einem direkten Internet Link auf eine Website zugegriffen werden. Wird diese Seite dann mit Indexbegriffen einer Ablagemaske versehen, steht auch sie zur Recherche zur Verfügung. Gleiches gilt für indirekte ELO® Internet Links.
Top Optimierung von Scanprofilen
Scannprofile in ELO® dienen als Vorlage für die Scaneinstellungen. Durch diese Einstellungen können benutzerdefinierte Scanprofile für jede Dokumentenart eingerichtet werden. Die Anzahl der möglichen Scanprofile wurde erweitert und um neue Einstellmöglichkeiten für die Scanfehlerkorrekturen ergänzt. Auch die Einstelloptionen für Helligkeit, Kontrast, Schaltschwelle, Papierformat (DIN A3, DIN A4 etc.) wurden durch moderne Controls und Vorgabewerte weiter verbessert.
Top Unterstützung des Stichwortlisteneditor
Mittels eines Stichwortlistenkatalogs können in ELO® häufig verwendete Indexierungsbegriffe schnell und einfach mittels Kontextmenü in eine Ablagemaske eingefügt werden. Umfangreiche Stichwortlisten werden jetzt durch einen überarbeiteten Editor in ELOoffice 4.5 effizient und bequem generiert. Hierzu dient eine übersichtliche Baumstruktur der Stichwortlisten-Einträge. Beliebige Gruppierungshierarchien sind ebenso möglich wie die Volltextsuche innerhalb der vorliegenden Stichwortliste.
Top Logische Kopie und Versionsverwaltung
Werden Dokumente als Kopie in den Ordner oder die Mappe gespeichert, wird systemseitig nur eine logische Kopie erzeugt. Das Original ist nur einmal auf dem Server abgespeichert. Über die Versionsverwaltung lassen sich jedoch alle Änderungen nachvollziehen. So werden z.B. Modifikationen an einem Vertragswerk automatisch protokolliert, und der Zugriff auf jede ältere Vertragsfassung ist jederzeit möglich.
Top Wachstum ohne Grenzen
ELOoffice wurde als attraktive Einstiegslösung für den Einzelplatz-PC und kleine Netzwerke entwickelt. Durch die einfache Installation, die Robustheit und den geringen Administrationsaufwand eignet sie sich hervorragend für kleinere Firmen und Abteilungsbereiche sowie für den Außendienst. Für Unternehmen und Konzerne mit höheren Anforderungen, hat die ELO Digital Office GmbH die Produktfamilie ELOprofessionell entwickelt. Als leistungsstarke Client/Server-Lösung, die auf SQL-Datenbanken z.B. von Oracle, Microsoft oder Informix basiert, wurde sie vor allem für eine große Anzahl von Anwendern und viele Millionen von Dokumente konzipiert. Die Programmier- und Automatisierbarkeit, die Fülle an Modulen und Funktionen (Internet, Barcode, COLD, Workflow, CAD-, Notes- ,SAP-Schnittstelle usw.) stellt für nahezu jede Ihrer Anforderungen die passende Lösung bereit. Durch die Datenkompatibilität ist sowohl eine Replikation als auch Migration von ELOoffice-Dokumente möglich.